소프트웨어(SW)란 하드웨어(HW)에 대응하는 용어로, 전자계산기를 작동시키기 위한 프로그램을 짜거나 그 이용법을 연구하는 기술 부문이었으나 근래에는 그 영역이 확대되었다. 즉 컴퓨터·통신·자동화 따위의 장비와 그 주변기기에 대하여 명령·제어·입력·처리·저장·출력·상호작용이 가능할 수 있도록 하는 명령의 집합(集合)과 이를 작성하기 위하여 사용된 기술서와 기타 관련자료를 말한다. 따라서 소프트웨어는 컴퓨터프로그램과 이를 작성하고 운영하기 위하여 사용되는 모든 관련자료를 의미한다. 여기서 명령이란 음성이나 영상정보 등을 포함한다.

현재로서는 소프트웨어는 다양한 기준으로 분류가 가능하나, 사용처리 형태에 따라 대체로 상용소프트웨어, 프리웨어, 셰어웨어 등으로 분류한다. 일반적인 소프트웨어 유통망을 통해 구매하여 사용하는 대부분의 경우가 상용 소프트웨어에 해당한다. 사용허락의 조건으로 일정한 금액을 지불하고 사용권을 받는 형태이다.

구체적인 사용조건과 방법은 최종 사용자계약서에서 확인 가능한데, 우리나라에서는 보통은 컴퓨터프로그램보호법과 국제조약이 정하는 일반적인 저작권을 명시하고 사용권이 제한되거나 허용되는 경우들을 포괄하고 있다. 흔히 큰 주의를 기울이지 않고 포장을 뜯거나 클릭하여 설치하게 되는데, 사용자 계약서에는 소프트웨어의 사용에 관해 중요한 정보를 담고 있으므로 사용하기 전에 주의 깊게 읽어볼 필요가 있다.

프리웨어(Freeware)는 프로그램을 무상으로 자유롭게 사용할 수 있도록 하는 방식이다. 프리웨어는 사용기간이나 기능의 제약은 없지만 그러나 사용목적이나 사용자를 구분 짓는 경우가 종종 있기 때문에 구체적인 사용허락의 범위를 사전에 확인하여야 한다. 보통의 경우에는 특별한 제한이 없지만 개작(改作) 및 배포의 허용이라든지 여타 활용, 상업용 목적으로 이용시에는 달리 취급하는 경우가 많으므로 주의를 기울여야 한다.

또 보통 무료로 다운받아 사용이 가능하지만 기능이나 사용기간 등에 제한을 둔 소프트웨어가 셰어웨어(Shareware)이다. 실연(實演: demonstration)이나 트라이얼 버전(trial versions) 등이 어 범주에 포함된다고 볼 수 있으며 대개의 경우 사용기간이 끝난 후에는 비용을 지불해야만 계속적으로 사용할 수 있다. 하지만 개인 사용자만 사용할 수 있도록 사용권을 제한하는 경우가 많기 때문에 역시 사용허락의 범주에 주의하여야 한다. 마지막으로 번들 소프트웨어(Bundle Software)가 있는데, 하드웨어(HW) 또는 소프트웨어(SW)의 다른 기기와 묶여 일체로 공급되는 형식을 말한다. 보통 컴퓨터 또는 컴퓨터 하드웨어 장치를 살 때 부속물로서 함께 판매되고 있다. 해당 하드웨어(HW)에 대해서만 효력을 가지며 다른 하드웨어 설치 시에는 라이센스의 인정을 받지 못하는데, 이와 유사한 개념으로 OEM 소프트웨어가 있다.

소프트웨어 관리는 소프트웨어의 구매에서부터 구매 이후의 사후관리과 최종적으로 폐기에 이르기까지의 전과정을 통하여 소프트웨어와 관련하여 이루어지는 모든 과정을 말한다. 소프트웨어를 구입하는 경우에는 필요한 소프트웨어의 종류와 수량, 필요한 예산, 계약조건 등을 우선 검토하고, 구입 후에는 소프트웨어의 설치 및 보유하고 있는 소프트웨어의 관리, 소프트웨어의 설치현황에 대한 점검과 그에 따른 필요한 조치 등을 행한다.

소프트웨어 관리의 직접적인 목적은 용이하고 신속하며 효율적인 소프트웨어의 자산관리 체계를 확립하는데 있다. 그리고 그에 따라 소프트웨어와 관련된 비용의 절감, 시스템의 안정된 운영과 효율적인 업무를 기대할 수 있으며, 더 나아가 소프트웨어 저작권자의 권리보호 및 소프트웨어의 공정한 이용 문화의 정착을 통하여 소프트웨어 산업발전을 도모하는데 있다고 할 수 있다.

이렇게 소프트웨어를 관리함으로써 무엇보다 먼저 뭐니뭐니해도 비용을 절감할 수 있다는 것이다. 실제 업무에 대한 철저한 분석을 통해 필요한 소프트웨어와 불필요한 소프트웨어를 확실히 구분하여 적정 수량을 파악할 수 있다. 이로써 반드시 필요로 하는 소프트웨어만을 선택하여 구입함으로써 활용이 낮은 소프트웨어의 무분별한 구입을 대폭 줄이고, 이에 따라 소프트웨어 구입과 이에 따른 보관을 적절히 관리하여 유지비용을 절감할 수 있다.

소프트웨어 저작사들은 대체로 자체적인 라이센스(License) 정책을 보유하고 있다. 따라서 조직에 필요한 소프트웨어의 수량조사와 함께 소프트웨어 저작사들의 라이센스 정책을 파악하여 실정에 맞는 적절한 라이센스를 선택하여 활용함으로써 소프트웨어 구입 및 기타 부대비용을 최소할 수 있는 것이다. 그리고 소프트웨어에 따라서는 호환성(互換性: Compatibility) 등의 이유로 시스템 전체를 불안정하게 하는 경우도 있을 수 있다.

이러한 경우 소프트웨어 관리를 통하여 이용상황을 세세하게 파악해 두면 시스템 장애 시에도 적절하게 대처할 수 있다. 즉 사전에 문제점을 파악하고 수정하여 안정성을 한층 더 높일 수 있다. 또한 무분별한 불법적인 소프트웨어의 설치를 차단함으로써 인트라넷(intranet) 전체를 일시에 파괴할 수도 있는 바이러스, 트로이(Troy) 및 기타 악성코드 등의 침입을 예방하는 효과도 있다. 한마디로 말해서, 이것은 시스템의 안정적인 운영에 필수 불가결한 사항이다.

우리나라도 최근에 와서는 정품 소프트웨어 사용에 대한 인식이 많이 확산되고 있으나, 아직도 무분별하게 불법소프트웨어를 사용함으로써 조직에 피해를 주는 경우가 종종 있다. 따라서 체계적이고 조직적으로 소프트웨어를 관리함으로써 이러한 불법복제를 미연에 방지할 수 있다. 소프트웨어의 공정한 이용문화정착으로 인한 수요의 창출은 소프트웨어 산업전반에 걸친 연구개발과 투자를 촉진시켜 우리나라가 IT강국으로서의 입지를 더욱 공고하게 다져나가야 할 것이다.

이제 우리나라는 올해로 전자산업이 이 땅에서 태동한지 50년이 되었다. 21세기에 들어와 우리나라의 전자산업은 선두에서 세계의 전자산업을 이끌고 있다. 우리나라는 그 동안 최빈국에서 일어나 세계 최강의 전자산업을 이루어냈고 뒤이어 IT강국이란 새로운 강자로 세계속의 IT코리아로 발전해왔다. 전자와 IT산업은 불가결의 관계로 이에 대한 우리의 발전노력은 중단 없이 앞으로도 계속되어야 할 것이다.